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文部科学省の「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)」(2007年2月15日決定、2014年2月18日改正)に基づく、本学における公的研究費の適正な運営・管理体制については次のとおりです。



 

1.機関内の責任体制の明確化

「聖和短期大学における研究活動上の不正行為の防止等に関する規程」を定め、公的研究費の運営・管理に関わる責任者の役割、責任の所在・範囲と権限を明文化しています。

●最高管理責任者:学長
 不正行為の防止について、最終責任を負います。

●統括管理責任者:教務主任
 最高管理責任者を補佐し、不正行為の防止について本学全体を統括する実質的な責任と権限を持ちます。

●コンプライアンス推進責任者:聖和キャンパス事務室課長(短期大学担当)
 不正行為の防止等について、実質的な責任と権限を持ちます。

各責任者の責任と権限の詳細については、下記添付ファイル「聖和短期大学における研究活動上の不正行為の防止等に関する規程」をご参照ください。

2.適正な運営・管理の基盤となる環境の整備
事務処理手続きに関する相談受付窓口の設置

聖和キャンパス事務室(短期大学担当)が事務処理手続きに関する相談窓口であり、公的研究費を一元的に管理しています。

ルールの明確化・統一化

公的研究費の事務処理手続きに関するルールを、運営・管理に関わる全ての構成員に周知する仕組みを構築するために、「研究費経理マニュアル」、「個人研究費マニュアル」等を作成し本ページに掲載しています。また、公的研究費および学内の個人研究費の事務処理手続きは統一化を図っています。

関係者の意識向上

本学における不正防止対策の基本方針および研究に関する行動規範として、下記添付ファイルのとおり、「聖和短期大学 研究活動に関する指針」、「聖和短期大学 研究倫理規準」を定めています。



学外機関との交流を行うに際して、研究者の心構えとして、「聖和短期大学学外交流倫理規準」を定めています。

調査及び懲戒に関する規程の整備および運用の透明化

不正に係る調査の体制・手続きの規程等について、本学では以下の規程、内規、マニュアルに研究不正に係る調査の体制・手続き等を明文化しています。

3.不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定・実施
不正防止計画推進部署の設置

研究者からの公的研究費の相談受付窓口となっている聖和キャンパス事務室(短期大学担当)を不正防止計画推進部署として位置付け、不正使用の防止に努めています。(本学の不正防止計画は下記PDFファイルをご覧ください。)

4.研究費の適正な運営・管理活動
発注・検収業務における当事者以外の者によるチェックシステムの構築
物品の発注・検収

【発注】
・1件あたり50万円以上の物件については、所定の手続きの後、事務局が発注します。
・1件あたり50万円未満で5万円以上の物品購入の場合は、見積書を提出のうえ、事務処理手続の相談受付窓口である聖和キャンパス事務室(短期大学担当)への事前相談を義務付け、研究計画との整合性、物品の必要性を検証のうえ、研究者に発注を許可しています。

【検収】
■検収対象物
・すべての物品およびすべての図書
・業者への外注、業務委託、機器類の修理・保守・点検等特殊な役務に関するもの

■検収方法・場所
(1)取引業者が検収場所に立ち寄る場合
 ・取引業者が、納品前に検収場所である聖和キャンパス事務室(短期大学担当)に立ち寄り、検収を受ける。
(2)研究者(または代理者)が検収場所に持ち込む場合
 ・研究者(または代理者)が、納品後に上記(1)の検収場所に持ち込んで検収を受ける。
(3)物品の性質上、検収場所で検収を行えない場合
 ・上記(1)の検収場所の検収担当者が研究室等を訪問して検収を行う。 

非常勤雇用者の勤務状況の確認

次のとおり実施しています。

■アルバイト謝金
(1)従事期間が3ヶ月以上の場合
①従事前
 依頼者(研究者)と従事者間で「労働条件確認書」を取り交わし、従事者が事務局に提出。事務局が労働条件の確認と注意事項の説明を行います。
②従事後
 依頼者(研究者)の確認を受けた後、従事者が「勤務表件謝金振込依頼書」を事務局に提出。なお、別途、事務局及び内部監査室が従事者に対して労働内容の確認を行うことがあります。

(2)従事期間が3ヶ月未満の場合
 上記②のみ。なお、別途、事務局及び内部監査室が従事者に対して労働内容の確認を行うことがあります。

■報酬料金
・労働後
 依頼者(研究者)または従事者が「報酬料金請求書(または報酬料金請求書)」を提出。また、労働内容がわかる書類が提出可能な場合は、依頼者(研究者)または従事者が事務局に提出。なお、別途、事務局及び内部監査室が従事者に対して労働内容の確認を行うことがあります。


不正な取引に関与した業者への対応

「関西学院 物件調達規程」にて、不正な取引に関与した業者に対しては、一定期間の取引停止または以後の取引を認めないことを定めています。

出張計画の実行状況等の把握

出張者(研究者)は、出発前に出張届および出張スケジュール、場所・内容がわかる書類を聖和キャンパス事務室(短期大学担当)に提出します。出張後は、出張者(研究者)に出張報告書、その他の出張証拠書類の速やかな提出を義務付けています。

換金性の高い物品の管理について
「関西学院 経理規程」および「関西学院 物件管理規程」にて、換金性の高い物品としてパソコン(タブレット型含む)については、「用品=1件又は1組の価格が20万円未満(※注)」または「備品=1件または1組の価格が20万円以上」として登録を行うことを定めており、対象物品へのシール貼付および台帳管理により、その所在管理を行っています。

※注:耐用年数1年以上のもので1件1組の価格が5万円以上20万円未満の機械装置、備品、標本等を用品としていますが、パソコン(タブレット型含む)については1件又は1組の価格が5万円未満のものについても用品として処理することとしています。
5.情報発信、共有化の推進
使用ルール等に関する相談受付窓口の設置
聖和キャンパス事務室(短期大学担当)を公的研究費の使用ルール等に関する相談受付窓口としています。また、不正への取組に関する機関の方針、責任体系、各種ルール等を、本学HPを使って公表しています。
通報(告発)の受付窓口の設置

■研究費の不正使用に関する告発・通報の窓口
 聖和キャンパス事務室(短期大学担当)
 TEL 0798-54-6504
 FAX 0798-54-6514
 E-mail:tandai-jimu@kwansei.ac.jp

■公益通報等の受付窓口
 学校法人関西学院 内部監査室
 TEL 0798-54-6927
 FAX 0798-54-6927
 E-mail:kouekituho@kwansei.ac.jp

6.モニタリングの在り方
モニタリング体制の整備

支出に際しては、本学の各規程に基づき、各段階にて事務担当者複数名によるチェックを行っています。
また、内部監査室が理事長直轄の組織として、事務局によるチェックが有効に機能しているかどうか監査を実施しています。

監査体制の整備

内部監査室においてリスクアプローチ監査を実施しています。また、内部監査室が実施して監査報告の取り纏め結果について、指摘・改善事項等がある場合は、機関内で周知し、類似事例の再発防止を図るとともに、コンプライアンス教育を推進することとしています。